Το φαινόμενο της υποτίμησης του χρόνου που χρειάζεται για να ολοκληρωθούν εργασίες αφορά πολλούς ανθρώπους. Οι αισιόδοξες εκτιμήσεις συχνά καταλήγουν σε καθυστερήσεις και υπερβάσεις προϋπολογισμού, όπως δείχνουν μεγάλα έργα.
Για πιο ρεαλιστικό σχεδιασμό, προτείνονται πρακτικές όπως η αξιοποίηση προηγούμενων εμπειριών, η αύξηση της εκτίμησης χρόνου κατά συγκεκριμένα ποσοστά και ο κατακερματισμός των έργων σε μικρότερα βήματα. Έτσι, μπορεί να περιοριστεί το άγχος και να βελτιωθεί η ποιότητα της δουλειάς.
Μήπως το έχεις ζήσει κι εσύ; Λες ότι θα παραδώσεις την αναφορά ως την Πέμπτη, διαβεβαιώνεις τον σύντροφό σου πως «θα είσαι έτοιμος σε 5 λεπτά» ή κλείνεις διαδοχικά ραντεβού χωρίς κενά ανάμεσά τους. Τελικά, τα πράγματα δεν εξελίσσονται όπως περίμενες, οι προθεσμίες περνούν και αναρωτιέσαι γιατί πέφτεις ξανά έξω στον υπολογισμό του χρόνου.
Αυτό συμβαίνει σε πολλούς και δεν σημαίνει απλώς ότι δεν ξέρεις να προγραμματίζεις. Οι περισσότεροι υπολογίζουν συστηματικά λιγότερο χρόνο, κόστος και δυσκολία για ένα έργο, ενώ εκτιμούν περισσότερο από όσο πρέπει τα πιθανά οφέλη.
Ο χρόνος έχει κόστος
Σκέψου, για παράδειγμα, ότι υπολογίζεις πως ένα email θα γραφτεί και θα σταλεί σε «μόνο 2 λεπτά». Η σκέψη σου μένει στην κύρια εργασία, χωρίς να συνυπολογίζει όσα παρεμβάλλονται: την αναζήτηση πληροφοριών, τις διορθώσεις ή άλλα μηνύματα που διακόπτουν τη δουλειά σου. Έτσι, η διαδικασία που θεωρούσες σύντομη μπορεί να σου πάρει τελικά πολύ περισσότερο.
Τα μεγάλα έργα συχνά καταλήγουν να κοστίζουν περισσότερο και να χρειάζονται περισσότερο χρόνο από τον προβλεπόμενο. Η Όπερα του Σίδνεϊ, για παράδειγμα, είχε αρχικά προγραμματιστεί να ολοκληρωθεί το 1963, με προϋπολογισμό 7 εκατομμυρίων δολαρίων. Πώς προκύπτει αυτό; Οι υπεραισιόδοξες προβλέψεις κάθε εμπλεκόμενου προστίθενται μεταξύ τους και γεννούν μη ρεαλιστικές προσδοκίες. Παράλληλα, όταν τα όρια ξεπεραστούν, συχνά δεν θέλουμε να παραδεχτούμε την αποτυχία και εξακολουθούμε να «ρίχνουμε» χρήματα και χρόνο σε ένα σχέδιο που χρειαζόταν εξαρχής νέο σχεδιασμό.
Πώς να σχεδιάζεις ρεαλιστικά
Ο σωστός υπολογισμός του χρόνου συμβάλλει στη μείωση του άγχους, στην καλύτερη ποιότητα της δουλειάς και στην ενίσχυση της αξιοπιστίας σου. Μπορεί να θεωρείς ότι έτσι «παίρνεις λιγότερα ρίσκα», όμως στην ουσία κερδίζεις χρόνο, ελευθερία και ηρεμία.
Με ποιους τρόπους μπορείς να το καταφέρεις;
1. Δες τη συνολική εικόνα, όχι μόνο τη λεπτομέρεια
Για να εκτιμήσεις τον χρόνο που χρειάζεται η εργασία, μη στηρίζεσαι μόνο σε αυτό που φαντάζεσαι τώρα· ανατρέξε σε προηγούμενες περιπτώσεις. Σκέψου πόσο χρόνο χρειάστηκε στην πράξη η προηγούμενη παρουσίαση και κατέγραψε την εμπειρία σου. Ακόμη και ένα απλό ημερολόγιο εργασιών μπορεί να φανεί χρήσιμο.
2. Υπολόγισε ποσοστιαία περιθώρια
Αντί να βάλεις απλώς 10 λεπτά επιπλέον, αύξησε την αρχική εκτίμηση κατά 25%. Αν δεν επαρκεί, δοκίμασε αύξηση 50%. Μπορεί τελικά να χρειαστεί να υπολογίσεις επιπλέον 100% ή ακόμη και 150%.
3. Χώρισε τη δουλειά σε μικρότερα βήματα
Οι μεγάλοι στόχοι συχνά δεν είναι αρκετά συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, το «ετοίμασε την αναφορά» δεν εξηγεί τι ακριβώς πρέπει να γίνει, ενώ το «μάζεψε τα στοιχεία πωλήσεων» είναι σαφές και επιτρέπει πιο προβλέψιμο υπολογισμό.
4. Οργάνωσε το πρόγραμμα ξεκινώντας από το τέλος
Πάρε ως αφετηρία την προθεσμία και σχεδίασε από εκεί προς τα πίσω. Βάλε στο ημερολόγιο τα ξεχωριστά στάδια και άφησε επιπλέον περιθώριο χρόνου. Αναρωτήσου: Θέλεις πράγματι να ολοκληρώνεις τα πάντα στο «παρά πέντε»;
5. Κάνε σαφείς και συγκεκριμένες δεσμεύσεις
Απόφυγε να πεις «κάποια στιγμή την Τρίτη». Διατύπωσε ένα συγκεκριμένο σχέδιο: «Αν είναι 9 π.μ. την Τρίτη, τότε θα δουλέψω 30 λεπτά στην πρόταση». Σύμφωνα με την ψυχολογική έρευνα, οι δεσμεύσεις τύπου «αν-τότε» είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές.
Τα βασικά σημεία
- Η υποτίμηση του χρόνου είναι συχνή και μπορεί να οδηγήσει τόσο σε καθυστερήσεις όσο και σε υπερβάσεις προϋπολογισμού.
- Σε μεγάλα έργα, οι αισιόδοξες προβλέψεις αθροίζονται και δημιουργούν μη ρεαλιστικές προσδοκίες, όπως συνέβη με την Όπερα του Σίδνεϊ.
- Ο ρεαλιστικότερος σχεδιασμός περιλαμβάνει την εξέταση προηγούμενων εμπειριών και την προσθήκη ποσοστιαίου περιθωρίου στην εκτίμηση χρόνου.
- Όταν ένα έργο χωρίζεται σε μικρότερα στάδια, γίνεται ευκολότερη η οργάνωσή του και η πρόβλεψη του χρόνου που απαιτεί.
- Ο αντίστροφος προγραμματισμός και οι σαφείς δεσμεύσεις βοηθούν στην οργάνωση και στον περιορισμό του άγχους.
Το άρθρο στο ygeiax.gr: https://www.ygeiax.gr/psychologia/time-trap-to-mystiko-fainomeno-poy-exafanizei-ton-chrono-soy/14905
