Το single-tasking μπορεί να βοηθήσει στην αύξηση της παραγωγικότητας, ενώ το multitasking ενδέχεται να περιορίσει την απόδοση και να επιφέρει άγχος.
Οι ειδικοί τονίζουν πως ο εγκέφαλος αδυνατεί να διαχειριστεί συγχρόνως δύο γνωστικές δραστηριότητες και προτείνουν άλλες προσεγγίσεις, μεταξύ των οποίων το time-boxing και το task-batching.
Με τις μεθόδους αυτές, η προσοχή στρέφεται σε μία εργασία κάθε φορά και η αποτελεσματικότητα μπορεί να ενισχυθεί, χωρίς να απαιτείται αλλαγή στην καθημερινή οργάνωση.
Οι περισπασμοί εμφανίζονται διαρκώς. Την ώρα που προσπαθείτε να τελειώσετε μια εργασία, στην οθόνη του υπολογιστή αναδύονται email, το κινητό “βουίζει” από ειδοποιήσεις και ξαφνικά θυμάστε πως τελείωσε το γιαούρτι, άρα πρέπει να μπει στη λίστα για τα ψώνια… Καθώς προσπαθείτε να προλάβετε μια προθεσμία, πολλά ακόμη περνούν από τη σκέψη σας. Έτσι, είναι εύκολο να στραφείτε στο multitasking, αφού μοιάζει αναγκαίο να διεκπεραιωθούν πολλά πράγματα σχεδόν μαζί. Οι ειδικοί, ωστόσο, το χαρακτηρίζουν εμπόδιο στην παραγωγικότητα και προκρίνουν το single-tasking.
Γιατί το multitasking δεν αποδίδει;
Ο Pashler (1992) ήταν ο πρώτος που περιέγραψε ότι ο εγκέφαλος δεν μπορεί να εκτελεί ταυτόχρονα δύο γνωστικές δραστηριότητες, δηλαδή εργασίες που απαιτούν σκέψη. Η λειτουργία μας ακολουθεί το σχήμα «βλέπω-σκέφτομαι-κινούμαι». Αρχικά προσλαμβάνουμε κάτι μέσω της όρασης, στο στάδιο της αντίληψης. Έπειτα το επεξεργαζόμαστε και αποφασίζουμε πώς θα δράσουμε, περνώντας στη νόηση ή στην «κεντρική επεξεργασία». Στο τέλος εκτελούμε την απόφαση, για παράδειγμα πληκτρολογώντας μια πρόταση ή πιάνοντας ένα αντικείμενο· αυτό είναι το κινητικό στάδιο.
Κατά τους ερευνητές, επομένως, ο εγκέφαλος μπορεί κάθε στιγμή να συμμετέχει σε μία γνωστική φάση. Είναι δυνατό, για παράδειγμα, να συλλογιζόμαστε ένα ζήτημα όσο περπατάμε, αλλά όχι να απαντάμε σε email και παράλληλα να παρακολουθούμε και να κατανοούμε ουσιαστικά μια παρουσίαση.
Παράλληλα, πολυετείς έρευνες δείχνουν ότι το multitasking ενδέχεται να υποβαθμίσει την απόδοσή μας, να εντείνει το άγχος και ακόμη να μας κάνει λιγότερο αποτελεσματικούς.
Πώς βοηθά το single-tasking
Δεν είναι απαραίτητο να αλλάξουμε τον τρόπο εργασίας μας ή να ξαναφτιάξουμε το καθημερινό μας πρόγραμμα για να είμαστε πιο αποτελεσματικοί. Μπορούμε απλώς να λάβουμε υπόψη ότι η εστίαση σε μία εργασία κάθε φορά, δηλαδή το single-tasking, μπορεί να αποδειχθεί πιο αποδοτική.
Time-boxing: οργάνωση του χρόνου σε διαστήματα
Αρκετές σύγχρονες προσεγγίσεις για τη διαχείριση χρόνου βασίζονται στην ολοκλήρωση μίας εργασίας κάθε φορά. Μια επιλογή είναι το time-boxing: ορίζετε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για μια δραστηριότητα που έχετε προγραμματίσει.
Μπορείτε, λόγου χάρη, να ορίσετε ότι θα απαντάτε στα email από τις 9 έως τις 9:30 και ξανά από τις 16:00 έως τις 16:30, ολοκληρώνοντας μόλις τελειώσει το διάστημα. Μια άλλη επιλογή είναι να τακτοποιείτε και να οργανώνετε το γραφείο κάθε Πέμπτη, από τις 16:30 έως τις 17:00. Ή να αφιερώνετε από τις 10:00 έως τις 12:00 στην έκθεση που ετοιμάζετε, έχοντας κλείσει όλα τα προγράμματα στον υπολογιστή, εκτός από τον επεξεργαστή κειμένου και όσα είναι απαραίτητα για την έκθεση.
Task-batching: ομαδοποίηση εργασιών
Αν δεν σας εξυπηρετεί το time-boxing, υπάρχει η δυνατότητα του task-batching, δηλαδή της συγκέντρωσης εργασιών σε ομάδες. Αντί να βάζετε κάθε δραστηριότητα χωριστά στο πρόγραμμα, εντοπίστε τις διαφορετικές κατηγορίες εργασίας που έχετε και δεσμεύστε για καθεμία μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα.
Η εφαρμογή του εξαρτάται από τη δουλειά σας. Ένας συγγραφέας, για παράδειγμα, μπορεί να αφιερώνει τα πρωινά στην έρευνα και τα απογεύματα στη συγγραφή, χωρίς περισπασμούς. Μπορείτε ακόμη να συγκεντρώσετε σε ορισμένες ημέρες όλες τις εργασίες που γίνονται ατομικά και να αφήσετε τις υπόλοιπες για άλλες ημέρες της εβδομάδας.
Τα βασικά σημεία για single-tasking και παραγωγικότητα
- Η εστίαση σε μία δραστηριότητα μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα, ενώ το multitasking ενδέχεται να μειώσει την απόδοση και να προκαλέσει άγχος.
- Ο εγκέφαλος δεν εκτελεί συγχρόνως δύο γνωστικές εργασίες, κάτι που περιορίζει την αποτελεσματικότητα του multitasking.
- Το time-boxing και το task-batching είναι τεχνικές που υποστηρίζουν την ενασχόληση με μία εργασία κάθε φορά και μπορούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα.
- Με το time-boxing, οι δραστηριότητες εκτελούνται σε χρονικά διαστήματα που έχουν οριστεί εκ των προτέρων.
- Το task-batching συγκεντρώνει παρόμοιες δραστηριότητες σε μεγαλύτερα χρονικά μπλοκ, ώστε η διαχείριση του χρόνου να γίνεται ευκολότερη.
Το άρθρο στο ygeiax.gr: https://www.ygeiax.gr/psychologia/i-mageia-toy-single-tasking-etsi-tha-apogeiosete-tin-paragogikotita-sas/7144
